A investigação começou nas fontes.
Procedimentos estavam em e-mails, políticas em pastas sem revisão e decisões em mensagens de Slack. Parte do conhecimento dependia das pessoas que o guardavam. Para quem chegava à empresa, encontrar uma resposta exigia descobrir também quem sabia responder.
A Bytebio começou mapeando onde a informação estava, onde se repetia e onde se contradizia. O problema encontrado no chatbot exigia trabalho sobre o conteúdo que o alimentava. Antes de conectar o assistente, era preciso organizar uma referência comum para a equipe.
Antes: cada resposta em um lugar
- Slack
Alguém sabe onde está a política nova?
- E-mail
RE: Fw: RE: procedimento de acesso (versão final 2)
- Drive · políticas
Última revisão
- Na cabeça de alguém
Pergunta para o Marcos, ele sabe.
- Chatbot antigo
Segundo a política, são 40 dias de férias.
Uma base precisa de estrutura. E de quem cuide dela.
A Bytebio organizou o conhecimento em cinco domínios (áreas de assunto), como Processos e Produtos. Essa arquitetura da informação, a organização que ajuda a encontrar e compreender o conteúdo, deu um lugar às políticas, aos procedimentos e às decisões da empresa.
Cada domínio ganhou um responsável, com regras para criar, atualizar e aposentar conteúdo. A base centralizada reuniu busca, navegação e histórico de alterações. Revisões mensais, auditorias semestrais e treinamento dos responsáveis passaram a fazer parte da manutenção.
Processos / Políticas internas
Reembolsos
de viagens
- Responsável pelo conteúdo
- Responsável do domínio Processos
- Rotina de revisão
- Mensal
Como solicitar
Anexe as notas ao formulário de despesas.
Um tema ainda não documentado.
A Bytebio também preparou as pessoas para sustentar essa organização, com treinamento dos responsáveis, workshops de documentação e comunicação interna. A base precisava continuar útil depois da implantação.
O assistente também precisava reconhecer o que faltava.
Com a base organizada, a Bytebio conectou o assistente ao conteúdo e delimitou seu escopo (os assuntos que ele pode tratar) e suas permissões de acesso. Um ciclo de feedback, o retorno sobre as respostas, passou a orientar os ajustes na base.
Uma pergunta sem conteúdo de apoio também passou a ter utilidade. O painel de lacunas mostra os temas que ainda precisam ser documentados. Na cena da abertura, é o que acontece com a pergunta sobre viagens internacionais: ela revela uma informação que a equipe ainda precisa registrar.
O que mudou na operação
O conhecimento passou a ter um lugar, responsáveis e uma rotina de cuidado.
Onde está a política certa?
Em alguma de mais de quinze fontes, às vezes em duas versões.
Numa base única, que é a fonte de verdade da empresa.
Quem responde por cada conteúdo?
Ninguém sabia.
Cada domínio tem um dono, que responde pela qualidade e pela atualização.
Quem acabou de entrar precisa perguntar para alguém?
Dependia de perguntar para fulano.
Encontra sozinho políticas, procedimentos e respostas, e os especialistas deixam de ser interrompidos com o básico.
A contribuição da Bytebio reuniu o diagnóstico das fontes, a organização da base, o preparo das pessoas e a configuração da IA. A empresa passou a ter uma referência comum para consultar, manter e ampliar o próprio conhecimento.
Resultados qualitativos do case. Identidade do cliente, plataforma de IA e dados internos preservados. As ilustrações usam dados fictícios.
Conheça o trabalho de IA com governança