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Case · Equipe comercial consultiva

Follow-up na hora certa, com o assunto certo

Uma equipe comercial consultiva perdia leads entre a proposta e o fechamento: follow-ups genéricos, fora de hora e dependentes da memória de cada vendedor. Ligamos o ByteGPT ao Kommo para a IA decidir quando retomar e escrever com o contexto da conversa, e o vendedor revisa antes de enviar.

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Setor
Vendas consultivas
Solução
ByteGPT no Kommo
Sigilo
Nome e números preservados

Publicado em ; atualizado em .

Follow-up no KommoConversa ilustrativa

Terça, 9h: quando a Carla costuma responder

  1. Carla · semana passadaGostei da proposta. Me chama na semana que vem, quero entender a integração com o ERP.
  2. Follow-up · IAOi, Carla. Como combinamos, voltei nesta semana. Separei um exemplo da integração com o ERP: vemos juntos em 20 minutos?Revisado pelo vendedor antes do envio
  3. CarlaQuero sim. Quinta às 15h?
  4. VendedorFechado. Te mando o convite.

Reunião marcada

ByteGPT no Kommo, com o histórico de cada lead.

O case em um minuto

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O ponto de partida

A proposta ia. O lead sumia.

O vendedor qualificava, mandava a proposta e precisava fazer o follow-up. Mas quando? Com que mensagem? Cada um seguia a própria lógica: uns cedo demais e insistentes, outros tarde, quando o interesse já tinha esfriado.

A maioria das mensagens era genérica, sem ligação com o que tinha sido conversado. As respostas não vinham, as conversas esfriavam e o funil travava no meio.

Fazer follow-up não bastava. Faltava o certo, na hora certa.

  • Follow-up genéricoSó passando para saber se teve alguma novidade.
  • Anotação do vendedorChamar a Carla. Era esta semana ou a próxima?
  • E-mailProposta comercial: sem resposta há 9 dias
  • Leads em negociaçãoPróximo contato
Cena ilustrativa: o follow-up antes da IA.

O que construímos

A IA decide duas coisas. O vendedor, o resto.

Para cada lead no Kommo, a IA decide quando mandar e o que dizer, dentro de limites claros.

  1. Lê o histórico

    Interações, estágio no funil, a última mensagem e o tempo desde o último contato.

    Histórico no Kommo

  2. Escolhe a hora

    Pelo pedido de retorno, pelo estágio, pela urgência declarada e por quando o lead costuma responder.

    Hora certa

  3. Escreve a mensagem

    Retoma o que foi discutido, a objeção levantada e o objetivo do contato, no tom da conversa.

    Mensagem com contexto

  4. O vendedor revisa

    A mensagem pode ser revisada antes do envio, e os intervalos entre contatos são respeitados.

    Revisão humana

  5. Próximo passo

    Quem respondeu vai para o topo do dia; quem não respondeu muda de cadência ou é sinalizado.

    Cadência ajustada

Como fizemos

Primeiro entender o follow-up. Depois, configurar a IA.

O projeto passou pelas três camadas do nosso método e usou duas das cinco frentes de engenharia da Bytebio.

  1. Estratégia

    Diagnóstico do follow-up

    Olhamos como o time retomava os leads, em que estágio eles esfriavam e que regras do negócio a IA precisava seguir.

  2. Engenharia

    CRM e IA trabalhando juntos

    A IA entrou no Kommo e passou a ler o histórico de cada lead.

  3. Operação

    Limites e ajustes

    O que a IA pode dizer e os intervalos entre mensagens ficam configurados e são acompanhados.

O que mudou

Cinco perguntas do follow-up, antes e agora

  • Quando mandar o follow-up?

    AntesCada vendedor seguia a própria lógica: cedo demais ou tarde demais.

    AgoraA IA escolhe pelo histórico: o pedido de retorno, o estágio e quando o lead costuma responder.

  • O que escrever?

    Antes“Só passando para saber se teve alguma novidade.”

    AgoraUma mensagem que retoma o que foi conversado, a objeção levantada e o próximo passo.

  • Quem lembra de cada lead?

    AntesA memória do vendedor, e alguns ficavam para trás.

    AgoraO sistema avisa e sugere a ação; quem não responde muda de cadência ou é sinalizado.

  • Onde vai o tempo do vendedor?

    AntesEm mensagens repetitivas.

    AgoraEm conversas de fechamento: o dia começa pelos leads que responderam.

  • O time segue o mesmo padrão?

    AntesCada um de um jeito.

    AgoraUm padrão de cadência comum, com espaço para o jeito de cada vendedor.

  • Pergunta novaQual follow-up funciona melhor?

    AgoraOs painéis mostram a resposta por tipo de follow-up, o horário de mais engajamento e a conversão por cadência.

IA com limites

A IA escreve. O vendedor decide.

A regra vale para cada mensagem.

  • Não inventa

    A IA nunca cria informação sobre produto ou condição comercial.

  • Respeita o intervalo

    Os intervalos configurados entre mensagens são seguidos, sem insistência.

  • Revisão antes do envio

    O vendedor pode revisar e ajustar cada mensagem antes de ela sair.

Por isso este case não tem nomes nem números

Preservamos a identidade do cliente, as taxas de resposta e conversão, os custos e os prazos. Quem nos contrata espera o mesmo cuidado.

Para quem faz sentido

Quando vale a pena, e quando ainda não é a hora

Faz sentido quando

  • O ciclo de vendas pede vários follow-ups até o fechamento.
  • O volume de leads é alto o bastante para o follow-up manual virar gargalo.
  • O time precisa de padrão sem perder a personalização.

Ainda não é prioridade quando

  • O volume de leads é baixo.
  • A venda é curta e transacional.
  • Não há CRM estruturado para reunir as informações.

Próximos passos possíveis

O que dá para ligar na mesma estrutura

Caminhos que o mesmo follow-up deixa abertos.

  • Pós-venda

    Acompanhamento depois da entrega, com feedback e oportunidades de nova venda.

  • Leads frios

    Retomar quem parou há meses pelo último interesse demonstrado.

  • Horário de reunião

    Sugerir horários livres direto na mensagem de follow-up.

  • Tom pela receptividade

    Ajustar o tom e a frequência pela forma como o lead vem respondendo.

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Começamos por um diagnóstico do follow-up atual e montamos um piloto curto com as regras do seu time.

  • Diagnóstico antes da IA
  • ByteGPT e Kommo conectados
  • Vendedor revisa antes de enviar
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