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Gestão Inteligente de Projetos (GIP), no Bitrix24

A gestão dos seus projetos no Bitrix24, de forma inteligente e eficaz.

O que é o GIP?

É uma aplicação com automações para uma Gestão de Projetos, desenvolvida pela Bytebio. Atua em conjunto com o Bitrix24, para que se tenha uma Gestão de alto nível das Entregas e do Portfólio de Projetos.
Bitrix24
Do que é formado?
Bitrix24
Tarefas + CRM
Aplicação
ByteTask
Robô que faz a leitura da contagem de tarefas e automatiza o status das entregas e status do Projeto, no CRM
Importador em massa das tarefas, a partir de um modelo de planilha, diretamente o seu projeto no Bitrix24
Arrow
Arrow
Bitrix24 | GIP
O que ele pode fazer?
Veja as principais frentes e funções do GIP
Gestão
Visão
Automações
Gestão por Entregas | Bytebio
Gestão por Entregas
As tarefas podem ser relacionadas à entregas de um projeto e, com isso, há uma visão clara da gestão por entregas, com atualizações automática de seus status
Gestão do Relacionamento | Bytebio
Gestão do Relacionamento
Usamos o CRM do Bitrix24 para os relacionamentos que ocorrem em um Projeto. Sabemos que muitos artefatos são gerados a partir dos relacionamentos e comunicação. Veja e gerencie todas as tratativas em cada Entrega ou Projeto
Gestão dos custos das Entregas | Bytebio
Gestão dos custos das Entregas
Possibilidade de lançamento dos custos das Entregas, seja por materiais, produtos, recursos, mão de obra etc. Pode-se ainda criar relatórios e obter visões para análises e tomadas de decisão
Acompanhamento do progresso | Bytebio
Acompanhamento do progresso
Veja a informação do progresso, em relação às tarefas concluídas, em Projetos e Entregas, de forma automática. Estas informações ficam nos cards relacionados e podem compor também os relatórios de acompanhamento
Comunicação por grupos de Projetos | Bytebio
Comunicação por grupos de Projetos
Cada projeto tem uma sala exclusiva de chat para a equipe que participa e está envolvida nos projetos. Sabemos que a comunicação é um dos gargalos em projetos e um fator chave para o seu sucesso
Gestão dos arquivos do Projeto | Bytebio
Gestão dos arquivos do Projeto
Cada projeto conta com um grupo de trabalho onde também existe o seu respectivo Drive, ou disco de arquivos. Todos os artefatos de um projeto ficam concentrados em um lugar, com pastas, sub-pastas, diferentes graus de permissões e tudo na nuvem
Relatório com visão de Portfólio | Bytebio
Relatório com visão de Portfólio
Veja a relação de todos os projetos numa visão de relatórios, com customização das informações a serem analisadas, como contagem de tarefas, status, progresso etc
Visão por Gráfico de Gantt e Kanban | Bytebio
Visão por Gráfico de Gantt e Kanban
Tenha a visão por Gantt das tarefas carregadas em planilha, ou manualmente. As mesmas tarefas também poderão ser visualizadas em Kanban e listas
Diferentes visões e filtros do Projeto | Bytebio
Diferentes visões e filtros do Projeto
Com o Bitrix24, sua visão do projeto amplia-se com diferentes formas de ver as tarefas, seja por meio dos meios tradicionais, ou por meio de filtros que dão maior clareza no contexto
Visão de Portfólio | Bytebio
Visão de Portfólio
Acompanhe todos os projetos de seu portfólio, com uma visão em Kanban, automaticamente, trazendo o progresso do conjunto das tarefas, dispostos em colunas relacionados ao prazo (Adiantado, Em dia, Levemente atrasados e Atrasados)
Acesso mobile | Bytebio
Acesso mobile
Todas as tarefas, informações, arquivos, conversas e dados do CRM podem ser acessados remotamente, por meio de um aplicativo mobile, tanto para Android e IOS
Atualização automática para o Gestor | Bytebio
Atualização automática para o Gestor
Cada projeto e suas respectivas entregas, contam com uma atualização automática a partir da leitura do que está acontecendo no nível das tarefas. Os cards de projetos e entregas são atualizados e movidos pelo nosso robô, automaticamente
Importação em massa de tarefas (Bytetask) | Bytebio
Importação em massa de tarefas (Bytetask)
Com o ByteTask é possível carregar várias tarefas de uma vez, a partir de uma EAP feita em planilha, já com as associações, dependências, prazos, responsáveis e tudo que precisa para as tarefas. Organize e planeje em planilha e suba tudo para o Bitrix24
Solicitação de Demandas | Bytebio
Solicitação de Demandas
Pessoas internas ao projeto ou externas podem fazer solicitações de demandas, com total gestão deste workflow de aprovação
Workflow de Aprovação | Bytebio
Workflow de Aprovação
Automação de Fluxos de trabalho para aprovação de novas demandas, solicitação de requisitos, mudanças e outros. Estas são exibidas ao gestores para que avaliem e façam a devida gestão.
Automação na Criação de novos Projetos | Bytebio
Automação na Criação de novos Projetos
Automação que cria projetos no Bitrix24, a partir do CRM (Projeto), com criação dos estágios (etapas) pré-definidos, estrutura de pastas também pré-definidas e vinculação com as pessoas envolvidas
Contagem das tarefas por status | Bytebio
Contagem das tarefas por status
Nossa aplicação faz a contagem de todas as tarefas de um projeto e de suas entregas, separando a contagem por status, estágios e com isso
Criação de Tarefas por Email | Bytebio
Criação de Tarefas por Email
Possibilidade de criar tarefas a partir de emails recebidos, bem como enviar tarefas para emails de participantes externos

É necessário que seu Bitrix24 possua um plano Standard ou Professional para que o GIP possa ser implementado.
Robô que faz a leitura da contagem de tarefas e automatiza o status das entregas e status do Projeto, no CRM

Como o GIP funciona

Importador em massa das tarefas, a partir de um modelo de planilha, diretamente o seu projeto no Bitrix24
Aplicação
ByteTask

Produto Exclusivo Bytebio

O GIP foi pensado e estruturado pela Bytebio, e possui 2 principais frentes
Aplicação
Robô que faz a leitura da contagem de tarefas e automatiza o status das entregas e status do Projeto, no CRM
ByteTask
Importador em massa das tarefas, a partir de um modelo de planilha, diretamente o seu projeto no Bitrix24
Algumas telas
Cada projeto pode ser customizado

Sobre o Serviço

Informações sobre o serviço da Bytebio
Requisitos
  • Ter um contrato de Serviços com a Bytebio de Assessoria, Consultoria, Marketing Analítico ou Business Intelligence;
  • Licença Bitrix24 Standard ou Professional;
  • Conceder acesso administrativo à Bytebio, como parceiro Bitrix24;
  • Fazer levantamento dos processos de negócio, junto à uma pessoa da empresa.
Serviços inclusos
  • Atendimento Especializado: Destinado ao auxílio no dia a dia às pessoas envolvidas no projeto, sobre dúvidas de utilização, possibilidades e instruções ao Bitrix24 ou ao o que estiver sendo desenvolvido. Oferecemos atendimento totalmente personalizado, com toda a cobertura que a sua empresa e colaboradores necessitam;

  • Implementações Bitrix24: Auxiliamos na implementação processos em sua empresa, acompanhando as necessidades das pessoas envolvidas e seguindo um plano pré-estabelecido junto à alta gestão, para que a gestão e prática operacional seja a mais fluida e integrada possível. Por exemplo: Configuração / Setup do Bitrix24, de acordo com as regras de negócio de sua empresa.
O que é contabilizado no uso de horas?
Toda ação direcionada ao projeto, por exemplo:

  • Reuniões
  • Consultorias
  • Treinamento
  • Desenvolvimento
  • Call (Ligações)
  • Arquitetura de documentos
  • Levantamentos
  • Interações pelo WhatsApp
  • Atendimentos em geral
  • Atendimento à dúvidas
  • Produção de material direcionado e demandas implementadas.

Quando houver a percepção de novas demandas ou necessidades que não se comportarem dentro do limite de horas contratadas, estas só poderão ser aplicadas se houver a autorização de ambos os lados (Cliente e Bytebio).
SLA
SLA (Service Level Agreement) é o Acordo de Nível de Serviço é um acordo feito para que ambas as partes fiquem alinhadas quanto à prestação dos serviços, disponibilidade, horários, tempos, canais de atendimento, formas, entre outros.

A partir do momento da contratação de nossos serviços, você automaticamente estará enquadrado no Acordo de Nível de Serviço 4 (SLA 4).

Considerações gerais
  • Os serviços serão realizados remotamente, por meio do Google Meet;
  • Os atendimentos poderão ser realizados por meio de telefone, WhatsApp e e-mail. O nível do serviço pode variar de acordo com o SLA contratado;
  • A partir do momento da contratação de nossos serviços, você automaticamente estará enquadrado no Acordo de Nível de Serviço 4 (SLA 4);
  • Nestes serviços não estão inclusos os valores de licença do Bitrix24.
Seu Bitrix24 usado na Gestão de Projetos

Algumas empresas e instituições que auxiliamos

Bitrix24
Sua empresa. Unida.
Uma plataforma completa de gestão com mais de
35 ferramentas para a sua equipe.
Bytebio Parceiro GOLD Bitrix24

Somos parceiros
certificados
no Brasil

Saiba mais sobre

A Bytebio
Temos como objetivo prover a inteligência do negócio com a Transformação Digital e auxiliando no Desenvolvimento, Aplicações, CRM, Automações de Processos e Marketing Analítico. Com sede em Ribeirão Preto/SP, a Bytebio iniciou seus trabalhos em 2009 e hoje possui grande know-how em Consultorias, Treinamentos, Desenvolvimento e Análise de Negócios. Somos pautados no relacionamento com o cliente e na experiência da transformação digital, junto à uma equipe completa que respeita a cultura das organizações, com pilares em gestão, pessoas e tecnologia.

Propósito: Auxiliamos na inteligência de negócios por meio da Transformação Digital, com gestão, tecnologia e pessoas, de maneira efetiva e sustentável.
Missão: Realizar projetos e prestar serviços de Transformação Digital com o propósito de atender as necessidades de nossos clientes e alavancar o negócio por meio de soluções efetivas e sustentáveis.
Visão: Ser uma empresa que atua como um fornecedor completo de serviços e soluções para a Transformação Digital aos nossos clientes para gerar valor à estes e impacto positivo para a sociedade.
Valores: Organização, Seriedade, Respeito, Lealdade, Ética.
Nosso manifesto
  • Transformação Digital é sobre pessoas, processos e inovação
  • Transformação Digital é sobre pessoas, mais que ferramentas
  • Transformação Digital é sobre mudança de cultura
  • Ferramenta não faz nada. Ela permite que se faça. Quem faz as coisas, mesmo, são as pessoas
  • Uma empresa inteligente possui processos bem estabelecidos, mentalidade digital e cultura baseada em dados
Como aplicamos
Consultoria

Como resolver determinados problemas de negócio de sua empresa com o Bitrix24? Sozinho talvez não seja suficiente. A consultoria faz esta ponte e cumpre a função de ligar as necessidades e problemas às soluções, contando com a experiência de nossos consultores, que já possuem bagagem de outros cases e vivências de negócio e uso de ferramentas apropriadas.


Desenvolvimento

Desenvolvemos aplicações que podem estender o seu Bitrix24 à outras funções específicas à sua necessidade ou do seu negócio. Além disto, nosso time de desenvolvimento pode criar sistemas paralelos ou realizar integrações de sistemas já existentes e fazer com que todas as suas necessidades digitais sejam atendidas.


Parametrização e Implementação

Deixamos o Bitrix24 configurado conforme as necessidades de seu negócio, por meio de parametrizações, configurações, customizações e principalmente por meio de um trabalho de implementação, respeitando a cultura da empresa e o seu momento.


Capacitação e Treinamento
Oferecemos capacitações e treinamentos presenciais ou remotamente, para diferentes segmentos da empresa, de acordo com os papéis funcionais, como alta gerência, gerentes, colaboradores, equipe de projetos, vendas, bem como para todo o pessoal.
O que esperamos alcançar
Maior Engajamento

Aumentar aderência dos funcionários aos processos e à ferramentas adequadas à empresa, como o Bitrix24, melhorando a experiência de uso e comunicação interna.


Melhoria no Controle de Projetos

Planejamento, execução e gerenciamento de seus projetos alinhados

à um processo fluido.


Otimização Processos Internos

Otimização de processos internos, simplificação de rotinas e fluidez operacional.


Informações Unificadas
  • Maior produtividade com dados, sistemas e informações integrados, sincronizados via APIs
Consultorias
Consultoria em Transformação Digital

Auxiliamos empresas em sua jornada da Transformação Digital, respeitando a sua cultura e momento, para que avancem de forma sustentável.

Implemente uma cultura de digitalização, inovação e crescimento com a Bytebio, que conta com experiência de mais 11 anos no mercado e já atendeu mais de 600 empresas.

Consultoria em Marketing Analítico

Use os dados e as tecnologias para amparar as decisões de marketing.

Com os especialistas em Marketing Analítico da Bytebio o seu negócio vai permitir criar estratégias mais precisas e eficientes com base em dados..

Consultoria em Transformação Digital

Auxiliamos empresas em sua jornada da Transformação Digital, respeitando a sua cultura e momento, para que avancem de forma sustentável.

Implemente uma cultura de digitalização, inovação e crescimento com a Bytebio, que conta com experiência de mais 11 anos no mercado e já atendeu mais de 600 empresas.

Consultoria em Bitrix24

O Bitrix24 é uma plataforma completa de gestão, colaboração social, comunicação e que conta com mais de 35 ferramentas para a sua equipe.

A consultoria envolve o diagnóstico completo da situação atual do seu negócio para que possamos levantar as melhores estratégias, proporcionando a otimização dos processos através do Bitrix24.

Consultoria em Automação de Processos

A consultoria busca tornar os processos mais fluidos e práticos através da substituição de trabalho humano por trabalho automatizado.

A Automação de Processos é comum em atividades operacionais e é ativada de forma automática a partir de um determinado gatilho definido de acordo com cada operação.

Consultoria em Projetos

Ter uma gestão de projetos não é uma tarefa fácil, por isso a Bytebio desenvolveu uma automação em conjunto com o Bitrix24 chamado de GIP (Gestão Inteligente de Projetos)

Sua maior característica é a facilidade em planejar,
executar e controlar os projetos do seu negócio, independentemente do tamanho ou da sua complexidade.
Bitrix24
A Bytebio é Parceira Gold Oficial do Bitrix24 no Brasil

A gente sabe que gerenciar um negócio não é tarefa simples. Independente do tamanho ou segmento, é preciso muita organização para ter controle sobre todos os processos, acompanhar as equipes, garantir a qualidade dos produtos e serviços, oferecer suporte ao cliente e, ainda, ter tempo para buscar inovação e criatividade.

Agora, imagine uma única ferramenta executando todas essas funções, com qualidade, eficiência e simplicidade, unificando sua empresa, otimizando seu tempo e acelerando seus resultados. Imagine poder, com ela, construir uma infraestrutura interna com relações externas. Gerenciar comunicações, pessoas, projetos, clientes e campanhas de marketing. Tudo a partir de um só lugar!

Imaginou? Parece até sonho, mas não é. Ela existe e já vem mudando a realidade de mais de quatro milhões de empresas, de diversos portes e setores, em diferentes países, inclusive aqui no Brasil.

Crie uma conta grátis do Bitrix24
Projetos e grupos de trabalho no Bitrix24
Grupo de Trabalho é uma comunidade virtual de usuários criada para discutir e resolver questões, objetivos e tarefas definidos.

Ao reunir usuários em um grupo de trabalho para colaboração e projetos, toda a comunicação e dados relacionados a determinado projeto ou equipe é organizado em um único lugar.

Projetos no Bitrix24 são baseados em Grupos de Trabalho.

Você poderá acessar todos os seus dados de projeto facilmente abrindo o grupo de trabalho correspondente.

Você pode acompanhar todas as atividades do projeto & reagir a quaisquer discussões do grupo em tempo real.

Convide seus clientes, parceiros, terceiros ou quaisquer outros usuários externos para os seus grupos de trabalho Bitrix24. Todos os recursos do grupo de trabalho estão disponíveis para usuários externos, mas estes terceiros podem apenas visualizar os grupos de trabalho nos quais eles fazem parte.

Grupos têm configurações de permissões e funções individuais, como moderadores, proprietários e membros. Novos membros são adicionados por meio de convite.
Depois de iniciar o serviço, você pode criar um número ilimitado de grupos de trabalho que podem ser editados, excluídos ou transferidos para arquivo posteriormente.

Recursos do Grupo de Trabalho

Além dos principais recursos, há várias opções adicionais disponíveis:

  • Modo Ocultar tarefas : oculta tarefa notificações do grupo de trabalho do Feed.
  • Guia Notificações : ativa\desativa notificações do grupo de trabalho.
  • Guia Ações do grupo: abre as principais configurações & opções do grupo de trabalho.

Saiba mais em: https://helpdesk.bitrix24.com.br/open/6345603/

Visão geral do wiki

O formato wiki de armazenamento de informações mais do que se comprovou como o único depósito mais usado de conhecimento humano já criado, Wikipedia. Em negócios, wikis atuam de duas maneiras principais: como uma base de conhecimento e como uma área colaborativa. Embora wikis não estejam mais na vanguarda dos softwares de escritório, eles ainda são uma ferramenta muito útil, pois oferecem alto nível de recursos sem a necessidade de nenhum conhecimento técnico.

No Bitrix24, cada grupo de trabalho tem um wiki. Assim, para criar uma base de dados que é acessível a todos, use o wiki em um grupo público. Você pode usar as funções em grupos se, por quaisquer motivos, você deseja oferecer apenas direitos de acesso de leitura para determinados usuários.

Projetos atualizados no Bitrix24

Acabamos de atualizar a seção de Projetos. Além de atualizações de interface, adicionamos a ordenação por atividade e novos contadores na lista de projetos. Os grupos de trabalho sem prazo não estão incluídos nessa lista.

Atividade em projetos

Antes, a lista de projetos continha as informações gerais sobre todos os grupos e projetos dos quais participa. Com um número grande de tarefas e projetos, era difícil acompanhar as atividades mais relevantes.

Agora, você pode classificar os projetos por atividade de mesma forma que as tarefas. A lista inclui apenas os projetos com prazo, enquanto os grupos de trabalho ficam em uma seção separada. Assim, você sempre saberá quais projetos requerem sua atenção e quais estão em curso no momento atual.

Interface atualizada do projeto
Os projetos agora são abertos no controle deslizante e têm seu próprio plano de fundo.

O fundo pode ser personalizado nas configurações do projeto e é único para todos os participantes.

Para trabalhar com as tarefas do projeto, pode usar a classificação por atividade, bem como usar as visualizações habituais: Lista, Kanban, Prazos, Planejador, Calendário e Gantt.

Novos contadores para trabalho em equipe

Um projeto normalmente envolve a execução de um grande número de tarefas por diferentes funcionários para atingir um objetivo comum. Os novos contadores ajudam a acompanhar o andamento do projeto e estão separados em 2 grupos: Minhas tarefas (My tasks) e Outras (Others).

  • Minhas Tarefas - este contador mostra suas tarefas atrasadas, bem como o número total de novos comentários em todas as tarefas em que está envolvido.
  • Outras - o contador mostra as tarefas atrasadas do projeto, bem como o número total de novos comentários em todas as tarefas do projeto.
Com esses contadores, todos os participantes e proprietários do projeto poderão acompanhar o progresso no projeto. Para que o proprietário e moderador do projeto possam reagir rapidamente aos atrasos nas tarefas, o contador Outras será marcado em vermelho para eles.