Case · Escritório de advocacia
O escritório que parou de depender da memória para cuidar dos clientes
Um escritório de advocacia de médio porte acompanhava cada processo com rigor, mas a relação com os clientes vivia no WhatsApp, em anotações e na cabeça de cada advogado. Levamos a jornada do cliente para um CRM ligado ao financeiro, do primeiro contato ao pós-encerramento.
- Setor
- Advocacia, médio porte
- Frentes
- CRM, integrações e dados
- Sigilo
- Nome e números preservados
Publicado em ; atualizado em .
- Consulta
- Qualificação
- Proposta
- Contrato
- Processo
- Pós
Etapa atual: Processo
- Primeira conversa pelo WhatsAppOrigem registrada: indicação de cliente
- Proposta enviadaLembrete no dia do retorno combinado
- Contrato assinadoHonorários lançados no financeiro
- Hora de dar notícia do processoLembrete automático para o advogado
- O ponto de partidaClientes tratados como processos, histórico espalhado e nenhuma medida comercial.
- O que construímosA jornada do cliente num CRM, com lembretes em cada etapa e ligado ao financeiro.
- O que mudouOrigem, conversão, clientes parados e receita por cliente à vista de quem decide.
- Para quem faz sentidoEscritórios com vários advogados que querem previsibilidade de receita.
O case em um minuto
Resumo do case
- O ponto de partidaClientes tratados como processos, histórico espalhado e nenhuma medida comercial.
- O que construímosA jornada do cliente num CRM, com lembretes em cada etapa e ligado ao financeiro.
- O que mudouOrigem, conversão, clientes parados e receita por cliente à vista de quem decide.
- Para quem faz sentidoEscritórios com vários advogados que querem previsibilidade de receita.
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O case inteiro, por tema. Toque para abrir.
O ponto de partida
Muito cuidado com cada processo. Pouca visão de cada cliente.
Como em muitos escritórios, o cliente era tratado como um processo: acompanhado com rigor até o encerramento e, depois, esquecido.
O histórico ficava espalhado entre WhatsApp, e-mail, anotações pessoais e a memória de quem atendeu. Cada advogado novo aprendia do zero como a captação funcionava.
O relacionamento dependia da memória de cada advogado.
- WhatsAppDoutor, tem alguma novidade do meu processo?
- AnotaçãoRetornar a proposta de quinta. Qual era o valor mesmo?
- E-mailRE: RE: RE: Proposta de honorários
- PlanilhaOrigem do cliente
- CadernoQuem atendeu esse cliente da última vez?
O que construímos
Do primeiro contato ao pós-encerramento, sem depender de alguém lembrar
Mapeamos o caminho do cliente e o levamos para dentro do CRM. Cada etapa tem um gatilho de acompanhamento, para nenhum cliente esfriar por falta de contato.
Consulta inicial
O primeiro contato entra no CRM já com a origem: indicação, site ou evento.
Origem registradaQualificação
A demanda é entendida antes de virar proposta.
Lembrete de retornoProposta
A proposta enviada não fica esquecida sem resposta.
Follow-up automáticoContrato
O contrato fechado entra no financeiro e passa a contar para aquele cliente.
Receita por clienteAcompanhamento
Enquanto o processo anda, o cliente não fica sem notícia.
Lembrete de contatoPós-encerramento
O caso termina, o relacionamento continua.
Alerta de novos serviços
Como fizemos
Primeiro entender o escritório. Depois, escolher a ferramenta.
O projeto passou pelas três camadas do nosso método e usou três das cinco frentes de engenharia da Bytebio.
-
Estratégia
Diagnóstico do fluxo comercial
Mapeamos cada etapa, do primeiro contato ao encerramento do relacionamento, antes de configurar qualquer sistema.
-
Engenharia
Três frentes trabalhando juntas
A jornada virou processo dentro do CRM, ligado ao que o escritório já usava.
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Operação
Adoção pela equipe
Treinamos as equipes comercial e operacional e acompanhamos o uso em rituais mensais, para o CRM virar rotina.
O que mudou
Cinco perguntas que ficavam sem resposta. Agora a resposta está numa tela.
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De onde vêm os nossos clientes?
AntesNinguém sabia dizer se vinham de indicação, do site ou de eventos.
AgoraA origem é registrada no primeiro contato, e o financeiro cruza o faturamento com ela para ver os canais mais rentáveis.
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Quantas consultas viraram contrato?
AntesSem medida, a conversão era palpite.
AgoraA equipe vê quantas consultas viraram proposta e quantas propostas viraram contrato.
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Quem está sem contato há meses?
AntesDependia de alguém lembrar.
AgoraO painel separa clientes ativos e inativos, e o advogado recebe o lembrete para retomar a conversa.
-
Quanto cada cliente representa?
AntesO faturamento ficava no financeiro, longe do relacionamento.
AgoraCom o CRM ligado ao financeiro, a receita aparece por cliente, com o ticket médio da carteira.
-
Se um advogado sai, quem sabe o que foi combinado?
AntesO histórico estava nas anotações dele.
AgoraEstá tudo registrado. Quem chega assume o cliente com o contexto inteiro.
-
Pergunta novaO que mais podemos oferecer a este cliente?
AgoraO sistema aponta os clientes com potencial para novos serviços, e a oportunidade deixa de passar despercebida.
Sigilo e governança
Dado de cliente de escritório pede cuidado dobrado
O CRM foi desenhado para quem guarda sigilo profissional.
Acesso por perfil
Cada pessoa vê o que precisa para trabalhar, e nada além.
Histórico auditável
As interações ficam registradas e podem ser consultadas depois.
Sigilo e LGPD
As restrições do sigilo profissional e da LGPD entram no desenho desde o diagnóstico.
Preservamos a identidade do escritório, as áreas de atuação, os volumes, os valores e os detalhes técnicos. Quem nos contrata espera o mesmo cuidado.
Para quem faz sentido
Quando vale a pena, e quando ainda não é a hora
Faz sentido quando
- O escritório quer profissionalizar a gestão comercial e ter previsibilidade de receita.
- Vários advogados atendem clientes, e o histórico se perde com frequência.
- Há interesse em oferecer novos serviços a quem já é cliente.
Ainda não é prioridade quando
- O escritório é individual, e o volume de clientes cabe num controle manual.
- A equipe não está disposta a mudar processos e adotar ferramentas novas.
Próximos passos possíveis
Com a base pronta, o resto se conecta
Nada disso foi preciso para começar. São caminhos que a estrutura deixa abertos.
Triagem com IA
Classificar novos contatos por área e urgência antes de chegarem ao advogado, sempre com validação humana.
Painel de prazos
Prazos processuais críticos ligados ao CRM, com alerta para o responsável.
Propostas mais rápidas
Minutas de proposta geradas a partir de modelos.
Pesquisa de satisfação
A opinião do cliente coletada ao fim de cada processo.
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Soluções envolvidas
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- Diagnóstico antes da ferramenta
- Bitrix24 ou Kommo, conforme o escritório
- Sigilo e LGPD desde o desenho