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Gestão de documentos: aumente a performance da sua equipe!

Descubra tudo sobre os benefícios de ter uma boa gestão de documentos para o seu negócio e como isso impacta na produtividade da sua equipe!
Hoje, os serviços de digitalização de documentos comerciais fornecem às empresas uma série de benefícios, desde custos operacionais simplificados até segurança e conformidade mais rígidas.

Esses benefícios resultam em maior lucratividade e responsabilidade reduzida para gestores, o que tem como consequência maior produtividade da equipe. Então, se o seu escritório está cheio de papéis, você deve ter pensado em como a digitalização de documentos pode ajudar seus negócios.

Desde a redução da desordem na organização até o aumento da produtividade em todo o escritório, a gestão de documentos em nuvem pode ajudá-lo de várias maneiras.

Sendo assim, continue lendo o texto para descobrir os principais benefícios da gestão de documentos.

O que é gestão digital de documentos?

O gerenciamento de documentos se refere a um sistema ou processo usado para capturar, rastrear e armazenar documentos eletrônicos, como PDFs, arquivos de texto importantes e imagens digitais.

Hoje, existem ferramentas como o Bitrix24 que são úteis e digitais, isso pode fazer com que você economize tempo e dinheiro na sua organização.

Isso porque a gestão de documentos fornece segurança de dados, controle de acesso, armazenamento centralizado, trilhas de auditoria e busca e recuperação simplificadas.
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Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Independentemente do que as suas atividades de negócios incluem, tornar-se mais eficiente e mais lucrativo deve sempre acompanhar seus objetivos principais.

Claro, não se esqueça da sua segurança também — então, voltar atrás, deixar de usar o papel e digitalizar seus documentos pode desempenhar um papel significativo em sua busca por maior eficiência.

Por isso, aqui estão alguns dos principais benefícios da digitalização de documentos para empresas:

Simplificação dos fluxos de trabalho

Uma das principais desvantagens dos documentos em papel é que leva tempo para arquivá-los e recuperá-los quando necessário. Em alguns casos, a busca por arquivos de papel pode levar grande parte do dia de trabalho de um determinado funcionário,

Por outro lado, os serviços de digitalização de documentos comerciais colocam os documentos em um formato indexado, e tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de caracteres) permitem que você torne seus arquivos totalmente pesquisáveis, de modo que o armazenamento e a recuperação sejam um piscar de olhos.

Menos tempo é gasto procurando por documentos, permitindo que mais tempo seja gasto de fato usando-os em seus processos de negócios.

Custos de armazenamento reduzidos

Uma das principais vantagens dos serviços de digitalização de documentos comerciais é que ele converte papel em um formato digital compacto. Em vez de gastar os recursos para armazenar milhares de documentos físicos, você só precisa gerenciar um pequeno disco rígido ou servidor.

Isso significa que você não terá que depender de armários de arquivo volumosos ou pagar pelo espaço de armazenamento apenas para manter seus registros, nem precisará gastar tempo excessivo organizando-os. Na verdade, você estará economizando recursos para investir na sua organização.
Veja como assinar eletronicamente os documentos no CRM do Bitrix24!

Você e seu negócio têm mais segurança

Proteger documentos em papel — e as informações que eles contêm — é um desafio. Você precisa garantir que cada arquivo esteja protegido contra acesso não autorizado, desde fechaduras e chaves até vigilância.

Existem tecnologias que reforçam a segurança e validade jurídica com criptografia para manter a integridade e o sigilo de cada documento. Tudo isso exige dinheiro e planejamento cuidadoso, e pode ser difícil manter isso a longo prazo.

Além disso, a segurança física de documentos também requer hardware caro, incluindo travas e câmeras e, mesmo assim, impedir — e rastrear — o acesso não autorizado nem sempre é possível.

A digitalização de documentos pode economizar em muitas dessas despesas, pois o armazenamento digital é mais fácil de proteger com senhas e contas de usuário.

Os custos também são mais baixos e é fácil de monitorar por meio de recursos de Business Intelligence.

Otimização de tempo

Com os fluxos de trabalho otimizados pela digitalização de documentos, você pode dedicar mais tempo e energia às principais operações de negócios.

Agilidade e praticidade na hora de assinar os documentos, seus funcionários podem se esforçar para fazer seu trabalho com mais dedicação e mais tempo de sobra.

Como resultado, isso significa menos desperdício, maior produtividade e, em última análise, maior lucratividade.

Integre todos os processos burocráticos e documentais ao seu CRM

Fazendo uma boa gestão de documentos no CRM, a receita é investir em serviços de digitalização de documentos comerciais pode gerar benefícios tangíveis para o seu negócio a longo prazo.

Curioso para saber como?

O Bitrix24 é uma plataforma completa com mais de 35 ferramentas e dentre elas, em CRM permite realizar a gestão de documentos que torna mais eficiente o trabalho de sua equipe. Já a Clicksing é um provedor que possui um sistema de assinatura eletrônica, que tem como objetivo assinar eletronicamente todos os processos burocráticos e documentais dentro do CRM Bitrix24.

A Bytebio desenvolveu uma API que permite integrar o CRM do Bitrix24 no sistema de assinatura eletrônica Clicksign, proporcionando aos negócios mais agilidade e praticidade na hora de assinar os documentos.

Fazendo uso dessas ferramentas, você consegue ter benefícios que podem levar o seu negócio ao sucesso por meio de autonomia, rapidez e organização.
Comece agora a assinar documentos de maneira completamente digital e garanta validade jurídica para manter a integridade de cada documento do seu negócio. Para saber mais:

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