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Case · Operação com CRM, ERP e planilhas

Integrar para enxergar: o fim do retrabalho entre CRM, ERP e planilhas

A operação cresceu e ganhou sistemas, mas perdeu consistência: o comercial olhava o CRM, o financeiro o ERP e a operação a planilha, e cada um via uma versão da realidade. Conectamos os sistemas e padronizamos os cadastros, começando pelos fluxos que mais doíam.

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Cenário
CRM, ERP e planilhas
Frentes
Integrações e dados
Sigilo
Nome e números preservados

Publicado em ; atualizado em .

Cliente em um lugar sóTela ilustrativa
Cadastro único do clienteCRM e ERP ligadosAtualizado hoje
  1. Proposta
  2. Pedido
  3. Faturado
  4. Separação
  5. Entrega

Etapa atual: Separação

  1. Proposta aprovada no CRMPedido criado no ERP, sem redigitar
  2. Nota fiscal emitidaStatus atualizado no CRM
  3. Cadastro unificadoDuas versões do mesmo cliente viraram uma
  4. Entrega prevista para quintaAlerta para o comercial avisar o cliente
Comercial, financeiro e operação olhando o mesmo dado.

O case em um minuto

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O ponto de partida

Cada área via uma versão da realidade.

O comercial olhava o CRM, o financeiro confiava no ERP e a operação se organizava na planilha. Para responder algo simples, como o status de um pedido, era preciso abrir vários sistemas.

O mesmo cliente era cadastrado mais de uma vez, de jeitos diferentes. Relatórios viravam discussão sobre qual número estava certo, e os alertas chegavam quando a prioridade já tinha mudado.

O time trabalhava muito. Mas trabalhava no escuro.

  • Controle da operaçãoStatus do pedido
  • ComercialQual número está certo, o do CRM ou o do ERP?
  • FinanceiroCliente cadastrado duas vezes, com dados diferentes
  • OperaçãoConferir com o financeiro antes de responder
Cena ilustrativa: a informação antes da integração.

O que construímos

De sistemas dispersos a uma operação conectada

O trabalho começa pequeno, pelos fluxos que mais doem, e evolui por camadas, preservando o que funciona.

  1. Mapa das fontes

    Onde a informação nasce, por onde passa e onde quebra: duplicidade, campos diferentes, regras que não batem.

    Pontos de atrito

  2. Sistemas conectados

    CRM, ERP e demais fontes ligados por APIs, para acabar com a digitação repetida e a conciliação à mão.

    Integração por API

  3. Cadastro padrão

    Um modelo único para cliente, produto, proposta e pedido, em todos os sistemas.

    Uma versão do dado

  4. Rastro de cada dado

    De onde veio a informação, quem alterou e qual é o estado atual.

    Histórico de alterações

  5. Rotinas de validação

    Conferências e revisões simples para o processo se sustentar no dia a dia.

    Governança mínima

Como fizemos

Primeiro entender onde o dado quebra. Depois, conectar.

O trabalho passa pelas três camadas do nosso método e usa duas das cinco frentes de engenharia da Bytebio.

  1. Estratégia

    Diagnóstico dos pontos de atrito

    Mapeamos as fontes, as divergências e os fluxos críticos, e escolhemos por onde começar.

  2. Engenharia

    Integração e dados

    Os sistemas passam a conversar e a falar a mesma língua.

  3. Operação

    Evoluir por camadas

    Depois do primeiro fluxo, os próximos entram um a um, sempre melhorando o que trava.

O que mudou

Cinco perguntas da operação, antes e agora

  • Qual número está certo?

    AntesCada área tinha o seu.

    AgoraOs sistemas mostram o mesmo dado, e o relatório volta a apoiar a decisão.

  • Quantas vezes o mesmo dado é digitado?

    AntesVárias, de formas diferentes.

    AgoraUma: o cadastro padrão vale para todos os sistemas.

  • Qual o status do pedido?

    AntesVários sistemas abertos e várias pessoas consultadas.

    AgoraUm lugar só, com o status de cada etapa claro.

  • Quando a prioridade muda?

    AntesTarde, porque os alertas chegavam tarde.

    AgoraMais cedo: com o status à vista, o time age antes da urgência.

  • Como chegamos até aqui?

    AntesNinguém sabia dizer.

    AgoraO histórico mostra de onde veio cada dado e quem alterou.

Com cuidado

Integrar sem parar a operação

A operação continua rodando enquanto a integração avança.

  • Começa pelo que mais dói

    O primeiro fluxo é o que mais consome o tempo do time.

  • Preserva o que funciona

    Sistemas e rotinas que funcionam ficam; o que trava é melhorado.

  • Rastro de cada alteração

    Dá para responder de onde veio a informação, quem alterou e quando.

Por isso este case não tem nomes nem números

Preservamos a identidade do cliente, os volumes, os prazos, os valores, as integrações específicas e as regras internas. Quem nos contrata espera o mesmo cuidado.

Para quem faz sentido

Quando vale a pena, e quando ainda não é a hora

Faz sentido quando

  • A operação usa CRM, ERP e planilhas e sente o retrabalho.
  • Cadastros de cliente, produto ou pedido divergem com frequência.
  • O time precisa de visibilidade para decidir mais rápido e com menos risco.

Ainda não é prioridade quando

  • A empresa ainda está validando processos básicos e muda o fluxo toda semana.
  • Existe um sistema central bem usado e o problema é mais de treinamento do que de integração.

Próximos passos possíveis

O que dá para ligar na mesma estrutura

Extensões naturais depois que os sistemas conversam.

  • Rotinas automáticas

    Aprovações, tarefas e alertas disparados sozinhos.

  • Qualidade do dado

    Validações, deduplicação e regras simples de consistência.

  • Painéis de gestão

    Indicadores da operação com o rastro das decisões.

  • IA na triagem

    Apoio a triagens e análises, com validação e revisão.

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  • Diagnóstico das fontes antes da integração
  • Começo pelos fluxos que mais doem
  • Cadastro único e rastreável
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