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Case · Indústria com cotações sob medida

Do clique na campanha à cotação no WhatsApp, sem copiar e colar

Uma indústria que vende sob medida recebia pedidos de cotação pelo site, mas o preço dependia do ERP e cada cotação era montada à mão. Ligamos o Bitrix24 ao Protheus: o lead chega com a origem da campanha, vai para um vendedor e recebe a cotação com os dados do ERP, pelo WhatsApp.

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Setor
Indústria e distribuição
Sistemas
Bitrix24 e Protheus
Sigilo
Nome e números preservados

Publicado em ; atualizado em .

Negócio no Bitrix24Tela ilustrativa
Pedido de cotação pelo siteOrigem: anúncio no GoogleVendedor por rodízio
  1. Lead
  2. Distribuído
  3. Cotação
  4. Enviada
  5. Negociação

Etapa atual: Enviada

  1. Formulário do siteOrigem, mídia e campanha gravadas no negócio
  2. Distribuído por rodízioVendedor definido pelas regras do time
  3. Cotação em PDFPreço, frete e impostos do Protheus, pelo CEP
  4. Cotação enviada no WhatsAppAPI oficial, com a conversa no histórico
Do formulário à cotação, no mesmo negócio.

O case em um minuto

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O ponto de partida

O preço estava no ERP. O lead, no CRM. E alguém no meio, copiando.

O lead pedia cotação pelo site, e começava a corrida: copiar os dados para o CRM, depois para o ERP, calcular frete, impostos e margem, montar a cotação e mandar por e-mail ou WhatsApp.

No caminho, a origem da campanha se perdia, alguns vendedores ficavam sobrecarregados e outros sem lead, e marketing, vendas e fiscal olhavam cada um a sua planilha.

Quando CRM e ERP não conversam, a venda anda devagar.

  • Formulário do sitePedido de cotação: 500 peças, entrega em Campinas
  • CotaçõesFrete e impostos
  • ComercialQuem pega este lead?
  • WhatsApp do clienteConseguiram fazer a cotação?
Cena ilustrativa: a cotação antes da integração.

O que construímos

Um fluxo só, do primeiro clique à cotação

O Bitrix24 virou o centro do caminho do lead e passou a consultar o Protheus sempre que o preço depende do ERP.

  1. Lead com origem

    O formulário do site envia os dados ao Bitrix24 com as UTMs de origem, mídia, campanha e termo.

    Campanha rastreada

  2. Rodízio

    Os leads entram no funil e são distribuídos entre os vendedores, com carga equilibrada.

    Distribuição automática

  3. Preço do Protheus

    Quando o negócio avança, a integração consulta o ERP pelo CEP, pelos dados do formulário e pela estrutura de custos.

    Consulta ao ERP

  4. Cotação pronta

    A cotação é gerada em PDF e registrada no CRM.

    PDF no negócio

  5. WhatsApp oficial

    A cotação chega ao cliente pelo WhatsApp integrado ao Bitrix24, com a conversa no histórico.

    API oficial

  6. Nutrição

    Os contatos vão para a base de e-mail marketing, com comunicação conforme o estágio do funil.

    Newsletter sincronizada

  7. Painéis

    Dados do Bitrix24 e do Protheus alimentam painéis no Looker Studio para marketing, vendas e gestão.

    Visão consolidada

Como fizemos

Primeiro o caminho do lead. Depois, as integrações.

O projeto passou pelas três camadas do nosso método e usou três das cinco frentes de engenharia da Bytebio.

  1. Estratégia

    Mapa do lead à cotação

    Desenhamos por onde o lead passa, onde a informação se perdia e que dados do ERP a cotação precisava.

  2. Engenharia

    Três frentes trabalhando juntas

    O Bitrix24 ficou no centro, ligado ao Protheus, ao WhatsApp e à base de e-mail.

  3. Operação

    Todos olhando o mesmo painel

    Marketing, vendas e gestão acompanham o funil, as vendas e o resultado de cada campanha no mesmo lugar.

O que mudou

Cinco perguntas da cotação, antes e agora

  • Quem pega o lead?

    AntesSem regra: uns vendedores sobrecarregados, outros sem lead.

    AgoraO rodízio distribui na hora, com carga equilibrada.

  • Como sai o preço?

    AntesNuma planilha, com dados copiados do ERP.

    AgoraDo Protheus, com frete e impostos pelo CEP, em PDF no negócio.

  • Como a cotação chega ao cliente?

    AntesEnviada à mão, e a conversa ficava fora do CRM.

    AgoraPelo WhatsApp oficial, com o histórico no Bitrix24.

  • Que campanha trouxe a venda?

    AntesAs UTMs se perdiam no caminho.

    AgoraA origem vai do clique à venda, e dá para medir o retorno de cada campanha.

  • Todos olham o mesmo número?

    AntesMarketing, vendas e fiscal, cada um na sua planilha.

    AgoraPainéis com os dados do CRM e do ERP juntos.

  • Pergunta novaE quem não fechou?

    AgoraContinua recebendo comunicação conforme o estágio do funil, pela base de e-mail sincronizada.

Com cuidado

Integração que respeita as regras do ERP

O ERP continua sendo a fonte do preço; a integração só leva a informação aonde ela é usada.

  • O preço vem do ERP

    A estrutura de custos configurada no Protheus é a base da cotação, sem planilha paralela.

  • Histórico no negócio

    Conversas, cotações e interações ficam registradas no CRM.

  • WhatsApp oficial

    O envio usa a API oficial do WhatsApp Business.

Por isso este case não tem nomes nem números

Preservamos a identidade do cliente, os volumes, os prazos, os valores, a estrutura de custos e as regras do ERP. Quem nos contrata espera o mesmo cuidado.

Para quem faz sentido

Quando vale a pena, e quando ainda não é a hora

Faz sentido quando

  • A empresa recebe pedidos de cotação por formulário e precisa ligar CRM e ERP.
  • O preço depende de frete, região ou composição de custos.
  • Marketing e vendas precisam ver o funil inteiro juntos.

Ainda não é prioridade quando

  • O volume de leads é baixo e o processo manual dá conta.
  • A empresa não usa um ERP estruturado ou não quer automatizar cotações.

Próximos passos possíveis

O que dá para ligar na mesma estrutura

Caminhos que a mesma integração deixa abertos.

  • Outras fontes de lead

    Landing pages, chatbots e marketplaces entrando pelo mesmo caminho.

  • Leads parados

    Lembretes e recontato automático para quem parou no funil.

  • Contrato e assinatura

    Assinatura digital para acelerar o fechamento depois da cotação.

  • Dados do cadastro

    Consulta de CNPJ e validação cadastral automáticas.

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  • Bitrix24 ligado ao seu ERP
  • Origem de cada venda rastreada
  • WhatsApp oficial no CRM
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