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Como criar regras de automação de tarefas no Bitrix24
Manter as tarefas do seu dia a dia no trabalho organizadas pode ser um desafio. Nesse post mostramos como a gestão de tarefas pode ser otimizada com as regras de automação do Bitrix24

Neste post você vai ver:

Regras de automação na gestão de tarefas do Bitrix24

Agora que você já sabe o que preparamos
para você nesse post, vem com a gente!
Mil tarefas para resolver pra ontem, mais mil demandas que surgem ao longo do dia e o foco nos resultados, o senso de urgência e a gestão de tarefas acabam se perdendo.

Fique tranquilo, esse não é um problema só seu. A boa notícia é que existem algumas dicas e ferramentas que podem te ajudar a resolver isso. E o recurso de regras de automação de tarefas do Bitrix24 é um deles.


Deixe a Bitrix24 cuidar de seu fluxo de trabalho por você! Automatize as regras e notificações, estabeleça prazos automaticamente. Obtenha um avanço em grandes projetos, automatizando o máximo de trabalho possível - é mais rápido do que fazer tudo manualmente, de qualquer forma!

Crie uma regra de automação em Bitrix24. Ela incluirá um gatilho - quando isso acontecer, faça isso - e um conjunto de ações ou operações a serem realizadas, por exemplo, envie uma notificação via e-mail após determinadas condições serem atendidas.

As regras de automação podem ser bem simples: faça uma tarefa começar quando você receber uma nova mensagem de alguém, ou fazer com que as tarefas aumentem para gerentes com prioridades diferentes.

Acompanhe as informações mais importantes usando fluxos de trabalho automatizados em Bitrix24 - defina lembretes, notificações e prazos automaticamente para seus projetos.

As regras de automação são algoritmos específicos de uma ação, executados automaticamente quando a tarefa chega a um determinado estágio.

Com o Bitrix24, você define suas próprias regras de automação e a plataforma envia notificações automaticamente, altera prazos e responsáveis ou outra ação determinada por você. A gestão de tarefas ficará ainda mais fácil.

As regras estão disponíveis nas visualizações Kanban e Planejador. Para você entender melhor, assista esse vídeo aqui embaixo:

Regras de automação de tarefas

disponíveis para funcionários

Se você está procurando uma maneira de diminuir seus custos de mão-de-obra, a RPA pode ser a resposta. Com a Automação Robótica de Processos (RPA), as tarefas de rotina podem ser automatizadas rápida e facilmente a preços muito mais baixos do que a automação humana exigiria!

A RPA é uma nova maneira de automatizar tarefas de rotina. É rápida, barata e eficiente - todas as qualidades que ajudarão seu negócio a crescer!

As regras de fluxo de trabalho automatizado também são conhecidas como regras inteligentes ou processos de negócios.

O Bitrix24 permite que você crie diversas regras de automação:

Alterar pessoa responsável

A tarefa pode ter seu responsável atualizado, no Bitrix24, de acordo com o critério que você definir. Por exemplo, mude a pessoa responsável à medida que a tarefa avança em seus estágios ou tem seu status alterado.

Criar, editar ou excluir tarefa

Você também pode criar uma regra para que uma determinada tarefa seja criada, editada ou excluída a partir de uma ação específica.

Enviar e-mail

Tem alguma tarefa que precisa ser formalizada por e-mail? Você pode automatizar esse processo criando uma regra de envio de e-mail assim que seu determinado gatilho aconteça.

Notificação

Para manter as principais atividades do dia no seu radar, crie regras para receber notificações assim que elas estejam próximas do seu prazo final, por exemplo.

Alterar estágio e status

Da mesma forma que você pode atualizar o responsável de uma tarefa, também é possível alterar o status e estágio por meio de regras de automação.

Adicionar mensagem ao fluxo de atividades

Tem alguma informação que precisa comunicar a sua equipe? Crie uma regra para adicionar automaticamente mensagens ao fluxo de atividades.

Regras de automação customizadas

Além dessas regras predeterminadas, você também pode criar suas próprias regras de acordo com o seu negócio.

Usando o Webhooks, a plataforma pode se conectar com serviços de terceiros. Para definir a regra, basta inserir o endereço do manipulador e os parâmetros necessários.

Você também pode baixar regras de automação do Marketplace.

Outros recursos legais para a Gestão de

Tarefas no Bitrix24

O Bitrix24 oferece diversas possibilidades que vão tornar a sua gestão de tarefas mais eficiente e eficaz.

Os recursos permitem, por exemplo, que você monitore as tarefas do início ao fim e, ainda, estabeleça prazos para garantir que os projetos sejam realizados no tempo correto.

Listamos alguns, confira:
  • Diagrama de Gantt
    As tarefas podem ser visualizadas no Diagrama de Gantt. O gráfico mostra visualmente um painel com as tarefas que precisam ser realizadas, a relação de precedência entre elas, quando elas serão iniciadas, a duração, o responsável e a previsão de término.

    Isso facilita a gestão de tarefas: fica mais simples acompanhar o andamento do projeto e fazer com que toda a equipe entenda as responsabilidades.
  • Checklist
    Você também pode acompanhar o passo a passo do seu projeto e se organizar ainda mais adicionando uma checklist a uma tarefa. Por mais ultrapassado que pareça, a checklist continua sendo muito eficaz para a gestão de tarefas e aumento da produtividade.

    Com ela, fica mais fácil entender em que etapa está uma tarefa em andamento. O recurso proporciona mais segurança, eficiência e foco para as equipes.
  • Dependência de Tarefas
    Popular na gestão de projetos, ela permite que você estabeleça uma conexão entre tarefas e determine quais são as principais e quais as dependentes. Em resumo: uma tarefa, para ser concluída, depende da realização de uma ou mais tarefas.

    Para estabelecer dependência, é simples: basta arrastar a flecha de uma tarefa para a outra, dentro da visualização do Gráfico de Gantt. A partir disso, mover uma tarefa pode modificar as datas de início/fim de outras tarefas do projeto.

    Dessa maneira, toda a sua equipe poderá ver, de forma rápida, quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar sua parte do trabalho.
  • Gerenciamento de carga de trabalho
    Você pode estimar o tempo que deve ser investido em cada tarefa, monitorá-la e, depois de concluída, verificar o tempo real gasto.

    Esse planejamento permite maior eficiência na execução de tarefas e identificação daquelas que estão quase atrasadas.

    A partir disso, é possível gerar relatórios – semanais, mensais, anuais ou customizados – com o tempo gasto em tarefas de algum setor da sua empresa ou de um funcionário específico.

    O recurso também é interessante para saber quem está ocupado, quem não está, quando e fazendo o quê.
  • Modelo de tarefas
    Na plataforma, você ainda encontra o recurso modelo de tarefa. Funciona assim: você preenche um formulário predefinido e, com base nas condições dele, o Bitrix24 gera novas tarefas automaticamente.

    No formulário, você adiciona todas as condições que as tarefas geradas por aquele modelo irão ter, como o nome da tarefa e os usuários envolvidos.
  • Tarefas recorrentes
    Sabe aqueles processos comuns na rotina da maioria das empresas? Contratação e demissão de funcionários, incorporação de novos clientes, reuniões regulares, início de projetos ou envio de newsletter, por exemplo.

    No Bitrix24, você pode transformá-los em tarefas recorrentes e programar quando devem começar, terminar e qual a frequência do parâmetro de repetição. Também é possível copiar, editar, suspender ou excluir os modelos das tarefas recorrentes.
  • Contadores
    Esse recurso – comum em aplicativos de mensagens, e-mails e redes sociais – te ajuda a não esquecer tarefas importantes.

    O contador mostra quando você, ou outro usuário, possui uma tarefa atrasada ou sem prazo determinado.

    Por ele, também é possível ver o número de tarefas em andamento, aquelas que você está auxiliando, além das criadas e seguidas por você.

São vários os recursos organizacionais disponíveis para ajudar na gestão de tarefa e potencializar a eficiência do seu negócio, tanto no nível individual quanto no coletivo.

A nova versão do Bitrix24, apresentada recentemente, trouxe muitas novidades relacionadas não apenas a gestão de tarefas, mas também em comunicação, CRM, contact center, sites e muito mais.

Conclusão

O gerenciamento de projetos é uma parte importante de qualquer negócio, mas pode ser complicado gerenciar projetos e tarefas de grande porte.

É aí que entra o Bitrix24! Este software racionaliza o fluxo de trabalho para todos os tipos de negócios, tornando possível gerenciar suas tarefas de forma eficiente.

Você pode usar uma plataforma que lhe permite estabelecer regras automatizadas para cada projeto ou tarefa - economizando seu tempo em trabalhos manuais tediosos como a criação de uma lista do zero a cada semana.

Crie sua conta gratuita hoje e teste como esta poderosa ferramenta ajudará a melhorar sua produtividade, além de tornar mais fácil do que nunca a administração de uma empresa de sucesso.

Conte com os serviços da Bytebio ao procurar soluções eficientes de gerenciamento de projetos que são projetadas especificamente com empresas de pequeno e médio porte em mente!

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