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Como criar regras de automação de tarefas no Bitrix24
Manter as tarefas do seu dia a dia no trabalho organizadas pode ser um desafio. Nesse post mostramos como a gestão de tarefas pode ser otimizada com as regras de automação do Bitrix24

Neste post você vai ver:

Regras de automação de tarefas disponíveis para funcionários
O Bitrix24 permite que você crie diversas regras de automação:

  • Alterar pessoa responsável
  • Criar, editar ou excluir tarefa
  • Enviar email
  • Notificação
  • Alterar estágio e status
  • Adicionar mensagem ao fluxo de atividades
Regras de automação customizadas
Além dessas regras predeterminadas, você também pode criar suas próprias regras de acordo com o seu negócio.
Outros recursos para a Gestão de Tarefas no Bitrix24
O Bitrix24 oferece diversas possibilidades que vão tornar a sua gestão de tarefas mais eficiente e eficaz.

  • Diagrama de Gantt
  • Dependência
  • Checklist
  • Contadores
  • Tarefas recorrentes
  • Modelos de tarefas
  • Gerenciamento de carga de trabalho

Regras de automação na gestão de tarefas do Bitrix24

Agora que você já sabe o que preparamos para você nesse post, vem com a gente!
Mil tarefas para resolver pra ontem, mais mil demandas que surgem ao longo do dia e o foco nos resultados, o senso de urgência e a gestão de tarefas acabam se perdendo.

Fique tranquilo, esse não é um problema só seu. A boa notícia é que existem algumas dicas e ferramentas que podem te ajudar a resolver isso. E o recurso de regras de automação de tarefas do Bitrix24 é um deles.

As regras de automação são algoritmos específicos de uma ação, executados automaticamente quando a tarefa chega a um determinado estágio.

Com o Bitrix24, você define suas próprias regras de automação e a plataforma envia notificações automaticamente, altera prazos e responsáveis ou outra ação determinada por você. A gestão de tarefas ficará ainda mais fácil.

As regras estão disponíveis nas visualizações Kanban e Planejador. Para você entender melhor, assista esse vídeo aqui embaixo:

Regras de automação de tarefas

disponíveis para funcionários

O Bitrix24 permite que você crie diversas regras de automação:

Alterar pessoa responsável

A tarefa pode ter seu responsável atualizado, no Bitrix24, de acordo com o critério que você definir. Por exemplo, mude a pessoa responsável à medida que a tarefa avança em seus estágios ou tem seu status alterado.

Criar, editar ou excluir tarefa

Você também pode criar uma regra para que uma determinada tarefa seja criada, editada ou excluída a partir de uma ação específica.

Enviar email

Tem alguma tarefa que precisa ser formalizada por email? Você pode automatizar esse processo criando uma regra de envio de email assim que seu determinado gatilho aconteça.

Notificação

Para manter as principais atividades do dia no seu radar, crie regras para receber notificações assim que elas estejam próximas do seu prazo final, por exemplo.

Alterar estágio e status

Da mesma forma que você pode atualizar o responsável de uma tarefa, também é possível alterar o status e estágio por meio de regras de automação.

Adicionar mensagem ao fluxo de atividades

Tem alguma informação que precisa comunicar a sua equipe? Crie uma regra para adicionar automaticamente mensagens ao fluxo de atividades.

Regras de automação customizadas

Além dessas regras predeterminadas, você também pode criar suas próprias regras de acordo com o seu negócio.

Usando o Webhooks, a plataforma pode se conectar com serviços de terceiros. Para definir a regra, basta inserir o endereço do manipulador e os parâmetros necessários.

Você também pode baixar regras de automação do Marketplace.

Outros recursos legais para a Gestão de

Tarefas no Bitrix24

O Bitrix24 oferece diversas possibilidades que vão tornar a sua gestão de tarefas mais eficiente e eficaz.

Os recursos permitem, por exemplo, que você monitore as tarefas do início ao fim e, ainda, estabeleça prazos para garantir que os projetos sejam realizados no tempo correto.

Listamos alguns, confira:
Diagrama de Gantt
As tarefas podem ser visualizadas no Diagrama de Gantt. O gráfico mostra visualmente um painel com as tarefas que precisam ser realizadas, a relação de precedência entre elas, quando elas serão iniciadas, a duração, o responsável e a previsão de término.

Isso facilita a gestão de tarefas: fica mais simples acompanhar o andamento do projeto e fazer com que toda a equipe entenda as responsabilidades.
Checklist
Você também pode acompanhar o passo a passo do seu projeto e se organizar ainda mais adicionando uma checklist a uma tarefa. Por mais ultrapassado que pareça, a checklist continua sendo muito eficaz para a gestão de tarefas e aumento da produtividade.

Com ela, fica mais fácil entender em que etapa está uma tarefa em andamento. O recurso proporciona mais segurança, eficiência e foco para as equipes.
Dependência de Tarefas
Popular na gestão de projetos, ela permite que você estabeleça uma conexão entre tarefas e determine quais são as principais e quais as dependentes. Em resumo: uma tarefa, para ser concluída, depende da realização de uma ou mais tarefas.

Para estabelecer dependência, é simples: basta arrastar a flecha de uma tarefa para a outra, dentro da visualização do Gráfico de Gantt. A partir disso, mover uma tarefa pode modificar as datas de início/fim de outras tarefas do projeto.

Dessa maneira, toda a sua equipe poderá ver, de forma rápida, quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar sua parte do trabalho.
Gerenciamento de carga de trabalho
Você pode estimar o tempo que deve ser investido em cada tarefa, monitorá-la e, depois de concluída, verificar o tempo real gasto.

Esse planejamento permite maior eficiência na execução de tarefas e identificação daquelas que estão quase atrasadas.

A partir disso, é possível gerar relatórios – semanais, mensais, anuais ou customizados – com o tempo gasto em tarefas de algum setor da sua empresa ou de um funcionário específico.

O recurso também é interessante para saber quem está ocupado, quem não está, quando e fazendo o quê.
Modelo de tarefas
Na plataforma, você ainda encontra o recurso modelo de tarefa. Funciona assim: você preenche um formulário predefinido e, com base nas condições dele, o Bitrix24 gera novas tarefas automaticamente.

No formulário, você adiciona todas as condições que as tarefas geradas por aquele modelo irão ter, como o nome da tarefa e os usuários envolvidos.
Tarefas recorrentes
Sabe aqueles processos comuns na rotina da maioria das empresas? Contratação e demissão de funcionários, incorporação de novos clientes, reuniões regulares, início de projetos ou envio de newsletter, por exemplo.

No Bitrix24, você pode transformá-los em tarefas recorrentes e programar quando devem começar, terminar e qual a frequência do parâmetro de repetição. Também é possível copiar, editar, suspender ou excluir os modelos das tarefas recorrentes.
Contadores
Esse recurso – comum em aplicativos de mensagens, e-mails e redes sociais – te ajuda a não esquecer tarefas importantes.

O contador mostra quando você, ou outro usuário, possui uma tarefa atrasada ou sem prazo determinado.

Por ele, também é possível ver o número de tarefas em andamento, aquelas que você está auxiliando, além das criadas e seguidas por você.

São vários os recursos organizacionais disponíveis para ajudar na gestão de tarefa e potencializar a eficiência do seu negócio, tanto no nível individual quanto no coletivo.

A nova versão do Bitrix24, apresentada recentemente, trouxe muitas novidades relacionadas não apenas a gestão de tarefas, mas também em comunicação, CRM, contact center, sites e muito mais.
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